همه ما در زندگی‌های کاری خود برای مدیریت بهتر زمان، کم‌وبیش با مشکل مواجه‌ایم. اگر احساس می‌کنید نمی‌دانید که باید دقیقاً چه کاری انجام دهید، بدانید که شما تنها نیستید. خبر خوب این است که می‌‌توان به‌راحتی تکنیک‌های مدیریت زمان را یاد گرفت.
در این مقاله تکنیک‌های مدیریت زمان تعدادی از افراد موفق را آماده کرده تا در اختیار شما قرار دهیم، کسانی که توانستند از 24 ساعت خود نهایت استفاده را ببرند. شما در حال حاضر از کدام‌یک از این روش‌ها استفاده می‌کنید؟
1. پروژه‌های خود را قسمت‌قسمت کنید.
از این شاخه به آن شاخه پریدن برای انجام وظایف و مسئولیت‌هایی که دارید، ذهن شما را درگیر کرده و خسته می‌کند. در عوض، باید پروژه‌های به‌هم‌مرتبط را کنار هم دسته‌بندی‌کرده و یکجا همهشان را تحت بررسی قرار دهید. برای نمونه، یک مدیر ارشد بازاریابی می‌تواند روز خود را با تعیین چالش‌های خدمات مشتریان آغاز کند. سپس، به سراغ کمپین‌های بازاریابی برود. و در نهایت، فرصت‌های محصول جدید را تحت ارزیابی قرار دهد. با انجام این کار، نهایی‌کردن وظایفی که بر دوشتان قرار دارد، خیلی آسان‌تر خواهد شد، و به لحاظ ذهنی دیگر نیازی نیست که هزاران بار روزانه بین این کار و آن کار عقب و جلو بروید. – فیراس کیاتنه، آمری‌اسلیپ
2. زمان خود را ردیابی کنید.
ردیابی زمان، به مثابه بودجه برای پول است. این کار موجب می‌شود تا ببینید اگر به بهترین شکل ممکن از زمان خود استفاده نکنید، از روی عادت و بی‌فکری چقدر کارهای بی‌خود‌وبی‌جهت در طول روز انجام می‌دهید؛ با ردیابی زمان می‌توانید حتی در روند برنامه‌ریزی وظایف خود اصلاحات و اقدامات آنی ایجاد کنید. می‌توانید از اپلیکیشن‌های ردیابی‌کننده زمان استفاده کنید، اپ‌هایی که به شما کمک می‌کنند تا هر دقیقه از روزهای کاری‌تان را در آن ثبت و ضبط کرده و ردیابی‌شان کنید. – سرنیتی گیبونز، ان‌ای‌ای‌سی‌پی
3. یک قانون رفتاری برای خود تعریف کنید.
همه ما در موقعیت‌هایی قرار داشته‌ایم که درست در اواسط انجام یکی از وظایفی که به ما سپرده شده، نتوانسته‌ایم بدون اینکه با مدیرمان به مشکل بربخوریم، رفتار مناسبی از خود نشان دهیم. بنابراین، باید برای خودمان یک قانون رفتاری تعریف کنیم، یعنی، در این شرایط می‌توانیم به مدیران بگوییم: «خواهش می‌کنم به خودتان نگیرید، اما در حال حاضر واقعاً نیاز دارم که به این وظیفه رسیدگی کنم». این تاکتیک شیوه مدیریت زمان شما را تغییر خواهد داد و می‌توانید بی‌وقفه روی پروژه‌های بزرگ خود کار کنید.- سید بلخی، وپ‌بیگینر
4. آن قورباغه را بخور.
برایان تریسی عبارت «آن قورباغه را بخور» را بر سر زبان‌ها انداخت. این عبارت، اساساً بیانگر تکنیکی است که در آن شما باید مهم‌ترین و دشوارترین وظیفه در فهرست کارهای روزانه خودتان را اول صبح انجام دهید. خط زدن سخت‌ترین و دراولویت‌ترین چیز پیش از انجام هر کار دیگر، شما را در باقی ساعات روز، به فردی بهره‌ورتر بدل خواهد کرد. – جان ترنر، شرکت سهامی محدود سیدپراد
5. برای حواس‌پرتی‌ها برنامه‌ریزی داشته باشید.
افراد عموماً عامل حواس‌پرتی‌اند. اگر شخصی بگوید که می‌خواهد دو دقیقه از وقت شما را بگیرد، خیلی بیش از این طول خواهد کشید! اگر برای ملاقات با کسی در لحظه‌ای بخصوص بین 10 الی 15 دقیقه وقت نداشته باشید، باید از آن‌ها بخواهید تا در زمان دیگری به شما مراجعه کنند. باید همیشه چندین جای خالی در برنامه زمانی خود قرار دهید، تا بتوانید به راحتی پاسخگوی حداقل یک یا دو مورد از اتفاقات پیش‌بینی‌نشده باشید. – جنیفر ا. بارنس، شرکت سهامی محدود آپتیما آفیس
6. تمرکز بر یک چیز
زمانی‌‌که صرفاً روی «یک چیز» کار کنید، شیوه مدیریت زمان خود را تغییر خواهید داد. در ابتدای روز، صرفاً روی مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید تمرکز کنید. نباید اجازه دهید تا زمانی که آن کار را به طور کامل انجام نداده‌اید، مسائل دیگر خللی در روند آن ایجاد کنند. مادامی‌که آن کار انجام شد، به سراغ مهم‌ترین وظیفه بعدی خود بروید و به همین شکل ادامه دهید. با انجام این کار، تمایل خود را نسبت به انجام چندین کار به صورت هم‌زمان از دست خواهید داد، و گستره فعالیت‌های خود را افزایش خواهید داد. – کلبی پی‌فاند، ال‌اف‌ان‌تی دیستریبیوشن
7. روزی دو بار به ایمیل‌های خود پاسخ دهید.
همه قادر به انجام چنین کاری نیستند، اما کسانی‌که موفق به انجام آن شده‌اند، آن دسته افرادی که مدام ایمیل‌‌شان را چک می‌کنند، از انجامش بسیار راضی و خرسند بوده‌اند. انجامش خیلی ساده است. دو زمان متفاوت در طول روز برای پاسخگویی به ایمیل‌های‌تان انتخاب کنید: یک زمان در آغاز ساعات کاری، یک زمان نیز در انتهای آن. هر ایمیلی که در این میان وجود دارد، باید نادیده گرفته شود، مگراینکه موردی اضطراری باشد –که برای این کار، باید با شما تماس گرفته شود. – نیکول مونوز، نیکول مونوز کانزالتینگ
8. به دیگران مسئولیت‌هایی واگذار کنید.
شما می‌توانید وظایف‌تان را اولویت‌بندی کنید، روی مهم‌ترین چیزها تمرکز کنید یا کار ویژه‌ای را آغاز کنید، اما در پایان روز، چیزهای مهم باید تحت هر شرایطی انجام شوند. مگراینکه راهی پیدا کنید بتوانید از خودتان کپی کنید! شما باید قادر باشید بتوانید به افراد دیگر که قادر به اجرا و انجام بهتر، سریع‌تر و ارزان‌تر وظایف نسبت به شما هستند، اعتماد کنید. – سولومون تیموتی، وان‌آی‌ام‌اس
9. از اپلیکیشن‌های کارآمد استفاده کنید.
با وجود تعداد بسیار زیاد اپلیکیشن‌های کارآمد در بازار، می‌توانید نحوه مدیریت زمان‌تان را به کلی تغییر دهید. دیگر نیازی نیست که بنشینید و تقویم روزانه و هفتگی برای فعالیت‌های خود ترسیم کنید، چون اپ‌ها به راحتی این کار را برایتان انجام می‌دهند و می‌توانید برای‌شان «یادآور» تعریف کنید، مسیر فعالیت‌های خود را «ردیابی» کنید، و روی کارهایی که انجام داده‌اید «خط بزنید» یا کنارشان «تیک بزنید». همچنین می‌توانید روند فعالیت‌ها و موفقیت‌های گذشته خود را ببینید؛ این کار موجب تحریک انگیزه و افزایش روحیه شما خواهد شد. – استفانی ولز، فورمیدبل فرمز
10. تعداد وقفه‌های زمانی را کاهش دهید.
هرچه روزانه کمتر در کارتان وقفه زمانی داشته باشید، بهره‌وری‌تان بیشتر خواهد بود. به آن چیزهایی که کارتان را مختل می‌کنند، توجه کنید –شاید لازم باشد تلفن همراه هوشمند خود را کنار بگذارید یا صفحه ایمیل‌تان را در زمان انجام کارهای مهم ببندید. جریان‌های کاری منقطع واقعاً در روند پیشرفت شما اخلال ایجاد می‌کنند. با شناخت اینکه چه چیزی می‌تواند تمرکز شما را بر هم بزند، قادر به افزایش سطح بهره‌وری خود خواهید بود. – بلیر توماس، ای‌مرکنت‌بروکر
11. از تکنیک پومودورو استفاده کنید.
ایده این تکنیک این است که باید بخش‌های 25دقیقه‌ای از زمان خود را طوری مشخص دهید که صرفاً بتوانید در آن بازه زمانی روی یک وظیفه یا بخشی از آن تمرکز کنید. بعد از هر بخش زمانی، پیش از آغاز مجدد، یک استراحت به خود می‌دهید. با این کار می‌توانید، تعداد کارهای خیلی بیشتری را روزانه به انجام برسانید. – برایس ولکر، کراش دِ سی‌پی‌ای اگزم
12. جهت تمرکز بر اولویت‌ها، برنامه‌ریزی داشته باشید.
باید همواره در پایان یک روز، برنامه روز بعد خود را طرح‌ریزی کنید و در پایان هفته، برنامه هفته آینده خود را بچینید. این کار به شما اجازه می‌دهد تا در زودترین زمان ممکن روز خود را بدون به خاطر سپردن چیزهای حائزاهمیت یا نگرانی درخصوص چیزهای نگران‌کننده آغاز کنید. – اندرو کوچریاوی، اینتکنیک
منبع:
- https://www.success.com/12-time-management-techniques-to-make-the-most-of-your-24-hours/
